L’échange d’information est au cœur des processus de l’entreprise. Elle circule au travers de ses différents services et donne corps à son activité.
La gestion de cette information est rendue difficile par le nombre d’opérations et de personnes concernées.
Standardiser et centraliser les opérations documentaires devient ainsi une opération primordiale pour assurer la réactivité et le dynamisme pour vos collaborateurs.
La disponibilité des documents est le second facteur crucial de l’entreprise.
Cela se mesure par le temps qu’il faut pour le récupérer :
« 30 secondes pour le ranger, mais combien faut-il pour le retrouver ? »
SERIANS propose des solutions permettant aux collaborateurs de maîtriser et d’optimiser la gestion du document.
Notre démarche dépasse le cadre technique, elle vise à mettre en évidence les enjeux économiques liés à la maîtrise de votre gestion documentaire et s’applique ainsi à définir une véritable stratégie.
Cela passe par des étapes suivantes :
1. Identifier les informations
Cette première étape a pour but de connaitre :
- L’identité de vos documents (électronique ou papier)
- La quantité de vos documents papiers
- La nature de vos documents (formulaires, chèques etc.)
2. Récupérer les informations
Suite à l’étape précédente, nous définissons les moyens à mettre en place pour la récupération de vos documents.
Nos solutions de numérisation vont s’orienter en fonction de la volumétrie à traiter :
- Numérisation manuelle
- Mise en place de code barres ou logiciel de reconnaissance optique de caractère, appelé également OCR (pour des documents en masse).
Nos solutions pour vos documents électroniques :
- Logiciel d’échange de données (une passerelle de communication).
3. Stocker les informations récupérées
Nous centralisons ensuite vos documents soit dans une base de données métier soit dans un logiciel de gestion électronique.
4. Opérations documentaires
Suite à la mise en place de votre stratégie de gestion documentaire, vous pourrez :
- Rechercher l’information par des critères spécifiques paramétrables
- Diffuser vos documents au travers d'un portail collaboratif
- Optimiser vos processus métier au travers de la mise en place de procédure (Workflow)
- Profiter des outils d’aide à la décision (reporting, extraction etc.)
Efficience commerciale
- Gain de surface grâce au stockage numérique de vos documents
- Gain de temps
- Protection et sécurité de vos documents
- Traçabilité du parcours et de l’évolution de vos documents
- Permettre aux collaborateurs de travailler d’une manière coordonnée, standardisée et centralisée
- Faciliter l’accès à l’information
SERIANS vous accompagne dans toutes les phases de votre projet au travers d’une offre de services complète :
